Efikasno upravljanje dokumentima je ključna zabrinutost za poduzeće i organizacije koje vode velike volume datoteka. Bilo da li se radi o fizičkim dokumentima ili digitalnim dokumentima, rizik od nepravde, izgubljenih dokumenta ili sporih procesa povratka može biti skup.

Koristenje barkoda za dokumente može biti moćno rješenje, nudeći jednostavan način za organizaciju i praćenje dokumenta za lakši pristup, povećanje tačnosti i smanjenje grešaka.

Баркод типове за документе

Kada se provede sistem barkoda za dokumente, potrebno je izabrati odgovarajući tip barkoda. Različiti barkodi nude različite kapacitete za skladište podataka i funkcije, i izabranje pravog zavisi od vaših potreba.

Evo glavnih tipa barkoda koji se koriste za upravljanje dokumentima:

1. 1D Barcodes (Linear Barcodes)

Ovo su najjednostavniji i najširoki priznatiji formati barkoda. 1D šifra se sastoji od paralelnih linija različitih udovica koje predstavljaju brojne podatke.

Iako su 1D barkodi ograničeni u količini informacija koje mogu da čuvaju, idealni su za praćenje osnovnih dokumenta, gde je svaki dokument povezan sa jedinstvenim identifikatorom ili referentnim brojem.

Obični formati uključuju Kod 39 i Kod 128.

2. 2D Barcodes

Za razliku od 1D šifre, 2D šifre kodiraju podatke vertikalno i horizontalno, omogućavajući im da čuvaju značajno više informacija. Ovi barkodi su idealni za upravljanje digitalnim dokumentima ili za situacije u kojima se moraju kodirati dodatni metapodaci, poput opisa dokumenta ili URL-a.

Poznati 2D barkodi uključuju: QR kod i PDF417.

Praktične aplikacije Barcode za dokumente

Barkodi imaju ključnu ulogu u pomaganju organizacijama da učinkovitije upravljaju dokumentima, poboljšavaju tačnost i smanjuju potrošeno vreme u potrazi za datotekama.

Evo nekih posebnih primjera kako se barkodovi koriste u raznim industrijama za upravljanje dokumentima:

1. zdravstvena briga

U zdravstvenoj zaštiti, tačni i brzi pristup dosijeima pacijenata, rezultati laboratorije i recepciji su kritični. Barkodi se široko koriste za označavanje dosijea pacijenata, medicinskih podataka i pakovanja lijekova.

Skeniranjem barkoda, zdravstveni profesionalci mogu odmah pristupiti medicinskoj istoriji pacijenta, smanjiti greške i osigurati da se pravi fajl svaki put primi.

Bolnica koristi barkodni sistem da prati dosije pacijenata. Dosje svakog pacijenta je određen jedinstveni barkod, koji se skenira svaki put kada se zapis pristupi, aktualizuje ili prebacuje. To osigurava da podaci pacijenata ne budu pogrešno postavljeni i ostaju dostupni odobrenim osobljama kad je potrebno.

2. Pravna industrija

Pravne firme se bave ogromnim količinom pravnih dokumenta, od ugovora i kratkih do sudskih podataka. Pogrešivanje jednog dokumenta može rezultirati kasnim ili čak i pravnim posledicama.

Da bi to spriječilo, mnoge zakonske firme koriste barkode za dokumente da označe svaki slučaj sa jedinstvenim identifikatorom. To je lako pratiti gde su dokumenti skladišteni i brzo ih uzmi kad je potrebno.

Velika zakonska firm a označava slučaj svakog klijenta sa kodom 128 barkodom. Barkoda se skenira i prijavlja svaki put kad se datoteka premjesti ili pristupi, omogućavajući odvjetnikima i osobljama podrške da odmah pronađu dokument.

Osim toga, skeniranje barkoda povezuje fizički fajl s a digitalnom verzijom koja je skladištena u sustavu upravljanja dokumentima firme.

3. Finansijske usluge

Banke i finansijske institucije su odgovorne za upravljanje osjetljivim i visokim podacima, poput sporazuma o kreditu, ugovora i finansijskih istorija klijenta.

Koristeći barkode omogućava ovim institucijama da označe svaki dokument sa jedinstvenim referentnim brojem, osiguravajući precizno praćenje i povratak u skladu sa regulatornim standardima.

Banka implementira PDF417 barkoda za označavanje hipoteke sporazuma i klijentnih dokumenta. Svaki put kada se dokument aktualizuje ili prebacuje između odjela, šifru se skenira i snima u sigurnom sistemu upravljanja dokumentima. To osigurava jasan trag revizije i minimizira rizik gubitka dokumenta ili propuštanja.

4. obrazovanje

Edukacione institucije često upravljaju studentskim dosijeima, ocjenama, administrativnim dosijeima i preglednim papirima. Barkodiranje ovih dokumenta olakšava osobljama praćenje studentskih datoteka u višestrukim odjelima ili trgovini lokacijama, poboljšanje učinkovitosti u skladištu rekorda.

Univerzitet koristi QR kodove za upravljanje student transkriptima. Transkript svakog student a je označen QR kodom koji povezuje sa sigurnom digitalnom verzijom datoteke. Osobljenici mogu skenirati šifru da odmah uzmu dokument bez pretraživanja fizičkih datoteka.

5. Retail and Manufacturing

U industriji poput malopravnog i proizvodnje, barkodi se koriste ne samo za praćenje proizvoda, već i za upravljanje niz operacionih dokumenta, poput računa, plovnih ploča i inventarnih dnevnika.

Integrujući barkode u proces upravljanja dokumentima, kompanije mogu streamlinirati radne tokove i smanjiti greške papirologije.

Veliki trgovac koristi kodove 128 za praćenje računa. Svaka računa se širi, i dok se kreće kroz proces odobrenja i plaćanja, skenira se na svakom koraku. To omogućava finansijskom timu da prati status svake račune, smanjuje kasne i osigura tačnost.

Kako da Generiše Barcode za dokument?

1. Izaberite tipu Barcode: odaberite 1D šifru za jednostavno praćenje ili 2D šifru za detaljnije informacije.

2. Koristite Barcode Generator: Idite na internet šifru generator a, uvedite potrebne podatke dokumenta i odaberite željeni format šifru.

3. Skinite i primjenite: skinite šifru i štampajte ga za fizičke dokumente ili ugražite ga u digitalne datoteke.

Za završetak, korištenje barkoda za dokumente je praktičan i efikasan način da poboljšamo organizaciju, tačnost i pristupnost fizičkim i digitalnim datotekama.

Ako želite da proverite sistem barkoda za vaše dokumente, počnite koristeći generator barkoda.